A GPS-alapú járműkövetés előnyei és gyakorlati alkalmazása az építőiparban
Tudta-e, hogy az útnyilvántartást nem szükséges többé naponta kézzel módosítania?
A Commander elektronikus útnyilvántartása a megadott vállalati szabályok alapján automatikusan meg tudja különböztetni az üzleti és a magánutakat.
Beállítható például, hogy a munkaidő után vagy hétvégén megtett utak automatikusan magánútként jelenjenek meg a rendszerben. Így a munkatársaknak nem kell minden egyes utat manuálisan ellenőrizniük és átminősíteniük.
Kevesebb adminisztráció minden útnál
Ha a kollégák a céges járműveket magáncélra is használhatják, minden hónapban ugyanaz a feladat ismétlődik. A sofőröknek vagy a flottakezelésért felelős kollégáknak ellenőrizniük kell az egyes utakat, és meg kell határozniuk, melyek voltak üzleti, illetve magáncélúak.
Már néhány jármű esetén is ez több tucat bejegyzést jelenthet, nagyobb flottánál pedig havonta több száz vagy akár több ezer út adatait kell kezelni.
A Commander rendszerében mindez úgy állítható be, hogy az utak típusa automatikusan meghatározható. A GPS alapú útnyilvántartás így pontosabb, ráadásul jelentősen egyszerűbbé is teszi a mindennapi adminisztrációt.
Hogyan működik a magánutak automatikus megjelölése?
A beállításokat a vállalat valós járműhasználati szokásaihoz és jellemzőihez igazítjuk. A rendszer ezt követően a rögzített utakra automatikusan alkalmazza a szabályokat, napi manuális beavatkozás nélkül.
Egy tipikus példa erre, amikor egy munkatárs a céges autót munkaidőben üzleti célra, munkaidő után pedig magánhasználatra veszi igénybe.
| Vállalati szabály | Automatikus beállítás az elektronikus útnyilvántartásban |
| Utak munkaidőben | Automatikus üzleti út besorolás |
| Utak 16:00 után | Automatikus magánút besorolás |
| Szombati és vasárnapi utak | Automatikus magánút besorolás |
| Kivétel, például hétvégi üzleti út | A felhasználó az alkalmazásban módosítja az út típusát |
| Egy adott jármű egyedi használati rendje | A vállalat igényeihez igazított külön szabály a Commander V3 rendszerben |
| Munkaszüneti napokon megtett utak | Az integrált ünnepnaptár alapján automatikus magánút besorolás |
A beállítás mindig a vállalat tényleges működéséhez igazodik. Nemcsak konkrét időpontokat lehet figyelembe venni, hanem munkanapokat, hétvégéket vagy akár egy-egy jármű sajátos használati rendjét is.
Mi történik, ha az automatikus szabály nem illeszkedik egy adott úthoz?
Előfordulhat, hogy egy munkatárs munkaidő után vagy hétvégén indul üzleti útra. Ilyenkor az út típusa közvetlenül az alkalmazásban módosítható. Ugyanitt az út célja is megadható, illetve a hibás besorolás is korrigálható.
A lényeg, hogy csak a kivételekkel kell foglalkozni. Nem szükséges minden egyes út adatait manuálisan feldolgozni.
Hozzáférés mindenkinek, akinek szüksége van rá
A Commander rendszerben a felhasználók száma nem korlátozott. Ezért hozzáférés adható minden olyan munkatársnak, aki céges járművet használ, valamint azoknak is, akik a flotta kezeléséért felelnek.
A különböző felhasználói szerepkörökhöz eltérő jogosultságok rendelhetők hozzá:
- a gépjárművezető módosíthatja a saját útjait;
- a flottamenedzser ellenőrizheti a járművek használatát;
- a pénzügyi vagy könyvelési terület munkatársai elérhetik a szükséges kimutatásokat.
Minden információ egyetlen rendszerben marad. Nincs szükség táblázatok, kiegészítő listák vagy e-mailes emlékeztetők folyamatos küldözgetésére.
Gyakorlati példa: egy 10 céges autóval rendelkező vállalat esete
Képzeljünk el egy tíz járművet üzemeltető vállalkozást. Tegyük fel, hogy minden jármű havonta körülbelül 80 utat rögzít. Ez összesen megközelítőleg 800 bejegyzést jelent.
Automatizálás nélkül ezeket az utakat a munkatársaknak rendszeresen ellenőrizniük és besorolniuk kellene. Ha azonban a vállalatnál hétfőtől péntekig, 16:00 óráig tart a munkaidő, a rendszer a bejegyzések jelentős részét automatikusan kategorizálja.
A munkatársaknak így csak a kivételeket kell kezelniük, például:
- munkaidő utáni üzleti utat;
- hétvégi munkavégzéshez kapcsolódó utat;
- hiányzó vagy pontatlan úti célokat;
- egy adott jármű egyedi használatát.
Ezzel a vállalat csökkentheti az emberi beavatkozást kívánó adminisztráció mennyiségét, miközben egységesebb adatok állnak rendelkezésére a belső ellenőrzéshez, a flottakezeléshez és a további adminisztratív feldolgozáshoz.
Mit nyerhet cége az elektronikus útnyilvántartás automatizálásával?
- kevesebb manuális útkategorizálást;
- egyértelmű szabályokat az üzleti és magáncélú járműhasználathoz;
- a kivételek közvetlen módosításának lehetőségét az alkalmazásban;
- korlátlan számú felhasználót;
- egyszerűbben kezelhető adatokat a flottamenedzser és a könyvelés számára;
- minden szükséges információt egy helyen;
- kisebb kockázatot arra, hogy az utak feldolgozása elmarad vagy késik.
Az elektronikus útnyilvántartás tehát nem csupán a papíralapú nyilvántartás digitális alternatívája. Megfelelő beállítás mellett a teljes vállalati útkezelési folyamatot egyszerűbbé, átláthatóbbá és következetesebbé teszi.
Állítsa be útnyilvántartását vállalata működéséhez
Minden cég más és más munkaidőben dolgozik, eltérő szabályokat alkalmaz a céges járművek használatára, és más módon ellenőrzi az utakat. Ezért segítünk úgy beállítani a Commander digitális útnyilvántartását, hogy az valóban illeszkedjen a vállalat belső folyamataihoz.
Vegye fel velünk a kapcsolatot, és közösen alakítsuk ki azokat a szabályokat, amelyek tehermentesítik munkatársait a felesleges adminisztráció alól.
Automatizálja útnyilvántartását még ma!
FAQ – Gyakran ismételt kérdések
Beállítható automatikusan, hogy mikor minősüljön egy út magánútnak?
Igen. Az utak automatikusan megjelölhetők a beállított időpontok, munkanapok, hétvégék vagy az adott jármű egyedi használati rendje alapján.
Mi történik, ha a munkatárs munkaidőn kívül indul üzleti útra?
Az út típusa közvetlenül az alkalmazásban módosítható. Az automatikus szabály kezeli a rutinszerű eseteket, a felhasználónak pedig csak a kivételekkel kell foglalkoznia.
Korlátozott az elektronikus útnyilvántartás felhasználóinak száma?
Nem. A Commander rendszerben a felhasználók száma nem korlátozott. Minden olyan munkatárs hozzáférést kaphat, akinek erre szüksége van.
Beállíthatók eltérő jogosultságok a felhasználók számára?
Igen. A jogosultságok a felhasználó munkaköréhez igazíthatók, például gépjárművezető, flottamenedzser vagy könyvelési munkatárs esetében.
Eltérő szabályok állíthatók be különböző járművekre?
A Commander V3 rendszerben a beállítás figyelembe veheti egy adott jármű vagy járműcsoport egyedi használati rendjét. A Commander V2 rendszerben a szabályok vállalati szinten, nem egyes járművenként alkalmazhatók.